Integritetsmeddelande för PostNord Sverige AB (produkter och tjänster)

Om oss

PostNord Sverige AB är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter enligt det här integritetsmeddelandet vilket betyder att vi ansvarar för att säkerställa att vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

PostNord Sverige AB är ett helägt dotterbolag till PostNord Group AB vilket innebär att vi ingår i en grupp av företag som delar på vissa affärsfunktioner, exempelvis IT och informationssäkerhet, men PostNord Sverige AB är fortfarande personuppgiftsansvarig gentemot de personer som vi behandlar personuppgifter för.

PostNords primära tjänst är att leverera brev, paket och varor som en del av våra nationella och internationella post- och pakettjänster.

Detta Integritetsmeddelande gäller alla personer som använder våra tjänster, som tillhandahåller oss sina tjänster och som på annat sätt interagerar med oss. Mer specifikt gäller den personer som är:

• våra kunder, till exempel när du skickar brev och paket,
• mottagare av våra tjänster, till exempel när du tar emot brev och paket som någon annan skickar till dig,
• på annat sätt är i kontakt med oss, till exempel när du kontaktar vår kundtjänst, besöker och använder våra digitala kanaler såsom vår webbplats och sociala medier eller deltar i marknadsföringsaktiviteter, tävlingar och kundundersökningar,
• är anställda eller anlitade av någon av våra affärspartner eller tjänsteleverantörer.

Detta integritetsmeddelande, tillsammans med annan information som tillhandahålls vid datainsamlingen, informerar dig om vilka personuppgifter vi samlar in om dig, hur och varför vi använder dem och vilka dina integritetsrättigheter är.

Personuppgifter i brev och försändelser

När PostNord levererar brev och paket så kan det förekomma personuppgifter i försändelserna, däremot så behandlar PostNord inte personuppgifter i försändelser.

Detta följer av en lång historia av postsekretess som ger ett skydd för avsändarens och mottagarens personliga integritet. PostNord är därför varken personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde för personuppgifter som förekommer i försändelser. 

Du kan kontakta avsändaren av brevet eller paketet för information om behandlingen av sådana personuppgifter. PostNord behandlar endast personuppgifter som förekommer utanpå försändelser och som avser information om avsändare och mottagare.

Vilka personuppgifter har vi om dig?

Inom ramen för våra tjänster kan vi behandla följande kategorier av personuppgifter om dig:

• Identitets- och kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress, telefonnummer, fysisk adress och andra leveransadresser inklusive geolokalisering, historik över fysiska adresser, personnummer och (elektronisk) signatur. För anställda hos företagskunder, affärspartners och tjänsteleverantörer behandlar vi företagets namn, position i företaget samt företagets adress, e-postadress och telefonnummer.
• Finansiell information och betalningsinformation, såsom priset för tjänsten, kreditkortsuppgifter och önskad betalningsmetod.
• Produkt- och tjänsterelaterad information, såsom typ av tjänst som används och detaljer om varan.
• Leveransrelaterad information, såsom leveranspreferenser, vald leveransplats, bevis eller dokumentation av en (försök till) leverans eller retur samt historik av mottagna försändelser,
• Andra identifierare, såsom kolliid, spårningsnummer, streckkoder och paketnummer på försändelser.
• Tullrelaterad information, såsom detaljer om varor som förekommer i försändelser.
• Marknadsföringspreferenser, såsom dina val och samtycke.
• Kundhistorik, relaterad till tidigare köp och använda tjänster, såsom skickade paket.
• Kontakthistorik och register över förfrågningar, klagomål och reklamationer, såsom detaljer om ärendet, feedback, kommentarer, incidentrapporter, annan information vi behöver för att hantera ditt ärende och resultatet av din förfrågan, kommentar eller ditt klagomål.
• Inspelningar av dig, inklusive bilder och ljud inspelade på övervakningskameror och annan inspelningsutrustning samt inspelade telefonsamtal när du pratar med vår kundtjänst.
• Kundkontoinformation, såsom inloggningsinformation och yrkesinformation.
• Information kopplat till din användning av våra digitala kanaler, såsom IP-adress, enhetsinformation, webbläsarinformation, information om hur du navigerar på vår webbplats och annan information om ditt besök.
• All annan information som du kan komma att lämna till oss.

Varifrån får vi dina personuppgifter?

Vi använder de personuppgifter som du lämnar till oss och information som vi samlar in och genererar om dig.

Information som du lämnar till oss

En del av de personuppgifter som vi behandlar om dig får vi från dig. Du kan direkt eller indirekt lämna denna information till oss på olika sätt, till exempel när du använder våra produkter och tjänster eller när du interagerar med oss.

Information som vi samlar in eller genererar om dig

Vi får personuppgifter om dig från olika källor:

• Avsändaren av en försändelse,
• Tullmyndigheter,
• Offentliga eller externa register och databaser,
• Affärspartner, såsom banker, leverantörer av betalningslösningar och våra logistikpartner, såsom leverantörer av post- eller pakettjänster,
• Information som vi får från personer som levererar brev och paket på uppdrag av PostNord, till exempel om uppdatering eller korrigering av en adress, åtkomstkoder till byggnader och våningsnummer,
• Offentliga myndigheter,
• Dina digitala enheter, såsom din dator och telefon, när du besöker och använder våra digitala kanaler.

Vi behöver också själva generera personuppgifter, till exempel paketspårningsnummer och kundnummer, vilka är nödvändiga för att utföra våra tjänster

Hur använder vi dina personuppgifter?

Vi använder dina personuppgifter främst för att tillhandahålla våra tjänster. Vi behöver också dina uppgifter för våra affärsändamål och för att uppfylla lagstadgade skyldigheter.

Vi får endast använda dina personuppgifter när vi har en rättslig grund för att göra det. Ofta är den rättsliga grunden kopplad till vår skyldighet att leverera en försändelse eller ett avtal för utförandet av våra tjänster. I andra fall måste vi uppfylla lagstadgade skyldigheter eller så har vi ett berättigat intresse av att använda dina personuppgifter. Mer än en rättslig grund kan vara tillämplig när vi använder dina personuppgifter för ett visst ändamål.

Vi använder dina personuppgifter främst för följande ändamål:

• För att leverera brev, paket och varor till rätt mottagare på rätt adress,
• För att hantera vårt avtal med dig. Detta inkluderar att hantera betalningar och återbetalningar för våra tjänster,
• För att hantera avgifter,
• För att kommunicera med dig,
• För att tillhandahålla ett PostNord-konto,
• För att hantera förfrågningar, klagomål eller reklamationer och för att ge dig möjlighet att lämna omdömen om våra tjänster,
• För att underhålla, utveckla, förbättra och testa våra IT-system, tjänster
• För att marknadsföra våra produkter och tjänster,
• För att förbättra våra produkter och tjänster och skapa nya,
• För att genomföra kundundersökningar och marknadsundersökningar,
• För att förebygga, upptäcka och lagföra bedrägerier, brott och missbruk av våra tjänster och system så att vi kan skydda våra kunder, anställda och egendom,
• För att uppfylla lagkrav, såsom tull-, skatte- och säkerhetskrav.

Se Bilaga 1 – Vad vi använder din information till för en omfattande översikt över anledningar till att vi behandlar personuppgifter om dig.

Artificiell intelligens

Vi kan komma att använda artificiell intelligens (AI) för att förbättra våra tjänster, till exempel när du är i kontakt med oss. När vi använder AI behandlar vi dina uppgifter på ett säkert sätt och i enlighet med gällande lagstiftning.

Vem delar vi dina personuppgifter med?

Vi behöver dela dina personuppgifter med PostNord Group AB och dotterbolag inom koncernen. Detta är nödvändigt för ändamål som tillhandahållande av digitala tjänster, kundsupport, upprätthållande av affärskontinuitet, säkerställande av informationssäkerhet och för att uppfylla lagkrav såsom rapportering, bokföring och fakturering.

Dessutom måste vi dela dina personuppgifter med andra, mottagare och tjänsteleverantörer när detta är nödvändigt av skäl som anges under punkten 5 Hur använder vi dina personuppgifter?. Nedan beskriver vi de omständigheter för när vi delar dina personuppgifter: 

• Logistik- och affärspartners samt andra partners som är involverade i transport och leverans av varor till dig, såsom leverantörer av post- eller pakettjänster och paketleveransställen.
• PostNord’s affärskunder. Vi behöver lämna ut dina uppgifter till våra affärskunder när vi tillhandahåller dem logistiktjänster som involverar dig. Detta är fallet när du gör ett köp på en online-shoppingplattform som valt PostNord som leverantör.
• Våra tjänsteleverantörer och andra partners. Vi delar dina personuppgifter med våra tjänsteleverantörer som hjälper oss i vår dagliga verksamhet, såsom leverantörer av betalningslösningar, banker och försäkringsbolag samt leverantörer av digitala lösningar, driftstjänster och systemsupport. Vi kan också dela dina personuppgifter med organisationer som hjälper oss att utveckla och förbättra våra tjänster, till exempel genom marknadsundersökningar.
• Internationella postmyndigheter och transportörer. När du skickar ett brev eller paket utomlands eller tar emot ett paket från utlandet delar vi personuppgifter med internationella postmyndigheter och transportörer.
• Myndigheter, offentliga aktörer och andra mottagare. Lagliga skyldigheter kan kräva att vi delar information om dig, till exempel för att svara på förfrågningar från brottsbekämpande myndigheter, tullmyndigheter, tillsynsmyndigheter och andra offentliga och statliga myndigheter. Vi kan också lämna ut information om det behövs för att upptäcka och förebygga bedrägerier eller av andra juridiska, säkerhetsmässiga och trygghetsmässiga skäl.
• Parter som är inblandade i rättsliga förfaranden. I samband med ett eventuellt rättsligt förfarande, inklusive i det förberedande arbetet som gör det möjligt för oss att försvara oss mot eller verkställa rättsliga anspråk, kan dina personuppgifter delas med parter som är inblandade i förfarandet, till exempel advokater.
• Parter som är involverade i en fusion eller förvärv. Vi kan dela eller överföra dina personuppgifter i samband med en fusion, försäljning av företagstillgångar, finansiering eller förvärv av hela eller delar av vår verksamhet till ett annat företag.
• Professionella rådgivare, såsom advokater, revisorer och revisorer.  

Var behandlar vi dina personuppgifter?

När vi använder eller delar dina personuppgifter kan de skickas till företag både inom och utanför europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Vi kommer att se till att dessa överföringar följer lagen. Om personuppgifter skickas utanför EES kommer vi att skydda dem på rätt sätt. Till exempel kan vi förlita oss på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler eller skicka din information till länder som enligt Europeiska kommissionen ger ett tillräckligt starkt skydd för personuppgifter

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behåller dina personuppgifter endast så länge de behövs baserat på dess ändamål. Detta innebär att vi behåller olika typer av information under olika tidsperioder, beroende på deras användningsområde.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi skyddar dina personuppgifter genom att använda lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. Detta innefattar åtgärder för att förhindra obehörig åtkomst och missbruk av personuppgifter. Vi använder också säkerhetsprocedurer och tekniska och fysiska begränsningar för åtkomst till och användning av personuppgifter på våra servrar. De som är auktoriserade till att få tillgång till dina personuppgifter är endast dem som behöver tillgång för att utföra sina arbetsuppgifter. De är skyldiga att följa våra regler för informations- och IT-säkerhet, dataskydd och andra relevanta interna föreskrifter och riktlinjer. De är också bundna av sekretessavtal.

Även om vi har åtgärder på plats för att skydda dina personuppgifter är det viktigt att du förstår att fullständig säkerhet inte kan garanteras. Därför har vi procedurer på plats för att hantera säkerhetsincidenter och för att följa lagkrav som gäller för upptäckt, hantering och anmälan av personuppgiftsincidenter.

Vilka rättigheter har du?

Under vissa omständigheter har du rättigheter i relation till dina personuppgifter, bland annat följande:

• Rätt till radering ("rätten att bli glömd"). Du kan begära att vi raderar dina personuppgifter om dig när de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för eller när de behandlas med ditt samtycke som grund. Det finns flera situationer där vi inte kan radera personuppgifter, exempelvis de är nödvändiga för att uppfylla en rättslig skyldighet eller för att uppfylla ett avtal.
• Rätt till rättelse. Du har rätt att korrigera felaktig eller ofullständig information om dig själv.
• Rätt att få tillgång till dina uppgifter. Du har rätt att veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig och varför. Du kan också begära en kopia av de personuppgifter vi behandlar.
• Rätt till begränsning. Du kan be oss att begränsa vår behandling av dina personuppgifter tills felaktiga eller ofullständiga uppgifter om dig har korrigerats, eller tills en invändning från dig har hanterats.
• Rätt att invända. När vi behandlar dina personuppgifter baserat på vårt berättigade intresse har du rätt att invända mot denna behandling när du anser att ditt personliga intresse överväger vårt. Vi kommer att upphöra med behandlingen, såvida vi inte kan visa övertygande legitima skäl för behandlingen som överväger dina intressen.
• Rätt att överföra dina uppgifter (“dataportabilitet”). I vissa situationer har du rätt att be oss att överföra de personuppgifter vi har om dig till någon annan.
• Rätt att återkalla ditt samtycke. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till oss. Observera dock att återkallandet av ditt samtycke inte påverkar den behandling som redan har ägt rum.
• Rätt att klaga. Du har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Bor du i ett annat land som är medlem i EU/EEA kan du även vända dig till en dataskyddsmyndighet i ditt land. Vi ber dig dock att först kontakta PostNord om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter i strid med dataskyddslagstiftningen eller detta integritetsmeddelande så att vi kan avhjälpa ditt klagomål.

Observera att lagliga rättigheter eller skyldigheter kan förhindra oss från att avslöja eller överföra all eller delar av din information, eller från att omedelbart radera din information.

Hur kontaktar du oss?

Om du har några frågor eller kommentarer angående dina personuppgifter eller detta integritetsmeddelande kan du kontakta oss

PostNord Sverige AB
Terminalvägen 24
171 73 Solna, Sverige
integritet@postnord.com